Kompleksowe Usługi Back Office
Doskonała obsługa klienta to coś więcej niż bezpośrednie interakcje. Aby tworzyć pozytywne doświadczenia klientów, realizujemy szereg działań w obszarze back-office i BPO. Specjalizujemy się w kompleksowych usługach outsourcingowych back office, wspierając zaplecze administracyjne przedsiębiorstw oraz procesy pomocnicze i organizacyjne.
Rozwiązania VCC
Oferujemy zaawansowane rozwiązania, które wspierają efektywne funkcjonowanie Twojej firmy. Nasze usługi obejmują szeroki zakres operacji back-office oraz BPO, od zarządzania danymi po wsparcie techniczne i administracyjne, zapewniając kompleksową pomoc w utrzymaniu efektywności operacyjnej.
- Praca na dokumentach elektronicznych: weryfikacja poprawności, kompletowanie dokumentacji oraz uzupełnianie danych w systemach.
- Aktualizacja katalogu produktów (produktyzacja): zarządzanie i aktualizowanie informacji dotyczących produktów.
- Wprowadzanie danych do systemów: precyzyjne wprowadzanie danych do odpowiednich systemów informatycznych.
- Przekazywanie ticketów do magazynów i do działu rozliczeń: weryfikacja statusu zamówienia i przekazywanie zamówień do magazynów (niekompletne zamówienia, uszkodzony produkt, przygotowania przesyłek) oraz przekazywanie ticketów do wewnętrznych działów rozliczeń, reklamacji (błędy w wysyłce, przypisanych dokumentach, płatnościach i rozliczeniach; status reklamacji).
- Weryfikacja stanów magazynowych: sprawdzanie aktualnych stanów magazynowych i raportowanie ewentualnych braków.
- Obsługa zamówień sklepów internetowych: zarządzanie zamówieniami poprzez zmianę sklepu obsługującego zamówienie, podział zamówień wieloproduktowych na pojedyncze oraz przypisywanie ich do odpowiednich sklepów, przekazywanie ticketów dotyczących statusu zamówień, kompletności zamówień, uszkodzonych produktów oraz innych kwestii logistycznych do odpowiednich działów.
- Systemowa obsługa zgłoszeń i kontakt z klientami: wysyłanie faktur do klientów, wystawianie korekt, dodawanie zamówień do kart lojalnościowych, oraz rejestracja i zarządzanie zgłoszeniami z infolinii, realizacja wniosków klientów, takich jak wysyłka duplikatów faktur, umów, harmonogramów spłat, oraz analiza i realizacja zwrotów nadpłat.
- Komunikacja z dostawcami i platformami płatności: weryfikowanie statusu przesyłek, kontakt z przewoźnikami, rezerwacja produktów oraz zarządzanie rezerwacjami, współpracowanie z platformami płatnościowymi (np. PayPo) w zakresie weryfikacji płatności, konsultacji oraz zmiany terminów płatności.
- Obsługa procesów billingowych: wprowadzanie umów do systemów billingowych, aktualizacja danych osobowych i technicznych, realizacja procesów zmiany taryf i rozliczeń, oraz wystawianie faktur i korekt, zarządzanie zgodami marketingowymi i realizacja połączeń wychodzących w celu wyjaśnienia nieścisłości.
- Wsparcie przy realizacji zadań zleconych przez klienta: udzielanie pomocy w różnych kwestiach, takich jak weryfikacja zasadności wypowiedzenia rachunku czy przywrócenie i ponowna weryfikacja wygasłych alertów.
- Wystawianie zleceń obsługi technicznej oraz przekazywanie ich do realizacji: tworzeniu odpowiednich zleceń dotyczących prac technicznych, a następnie przekazywaniu tych zleceń do odpowiednich zespołów lub działów, które zajmują się ich realizacją.
Korzyści
Korzystanie z outsourcingu usług back office przynosi liczne korzyści, które mogą znacząco zwiększyć efektywność i konkurencyjność Twojej firmy. Choć działania te są niewidoczne dla klientów, mają ogromny wpływ na ich doświadczenia oraz na sprzedaż produktów i usług. Oto niektóre z kluczowych zalet:
Elastyczność i skalowalność
Nasze usługi można łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb Twojego biznesu, niezależnie od jego wielkości i branży.
Redukcja kosztów operacyjnych: outsourcing usług back office pozwala na znaczące obniżenie kosztów związanych z zatrudnianiem i szkoleniem personelu.
Dostęp do wykwalifikowanego zespołu i zaawansowanych technologii
VCC jako jedna z wiodących firm outsourcingowych w Polsce dysponuje nowoczesnymi narzędziami opartymi na technologii sztucznej inteligenci. Narzędzia te pozwalają nam na automatyzację wielu procesów.
Analiza danych
Nasz zespół NewTech zajmuje się kompleksową analizą danych i dostarczaniem spersonalizowanych narzędzi, które zostają dostosowane do specyfiki operacji Twojej firmy.
Wielojęzyczny zespół
Nasi specjaliści biegle posługujący się wieloma językami są przygotowani do realizacji zadań back office w różnych językach, wspierając międzynarodowe firmy lub polskie firmy na rynkach międzynarodowych.
Nasz proces: jak działamy
Ocena potrzeb
Zaczynamy od zrozumienia wyzwań i celów firmy związanych z zakresem działań back-office, uwzględniając potrzeby i zasoby.
Oferta dostosowana do indywidualnych potrzeb
Oferujemy spersonalizowane rozwiązania precyzyjnie dostosowane do specyficznych potrzeb i zasobów Twojego przedsiębiorstwa. Nasze usługi są spójnie zintegrowane z celami biznesowymi, rodzajem firmy oraz wymaganiami procesów back office, zapewniając optymalne wsparcie operacyjne.
Wdrożenie i szkolenie
Nasz zespół ekspertów aktywnie współpracuje ze zleceniodawcą podczas fazy wdrażania, zapewniając kompleksowe szkolenia dotyczące wewnętrznych procesów. Stosujemy model „train the trainer”, co oznacza, że po dokładnym zapoznaniu się naszego trenera z procesami biznesowymi przedsiębiorstwa, opracowujemy plan szkoleń dla konsultantów i samodzielnie je realizujemy.
Regularne raportowanie i dostęp do danych
Wdrażamy mechanizmy regularnego raportowania oraz zapewniamy bieżący dostęp do danych dotyczących prowadzonych operacji, wskaźników wydajności i jakości usług.
Monitorowanie i informacja zwrotna
Współpracę opieramy na transparentności. Nasz zespół bac office & BPO regularnie monitoruje efektywność pracy. Na podstawie wyników analiz wprowadzamy niezbędne poprawki, aby zapewnić pełną zgodność z celami i standardami biznesowymi zleceniodawcy oraz najwyższą efektywność realizowanych działań.
Zapewnienie jakości oraz efektywności
Wdrażamy szereg działań mających na celu zapewnienie najwyższej jakości i efektywności procesowanych spraw, gwarantujących utrzymanie wysokich standardów. Obejmują one m.in. regularne weryfikacje poprawności realizowanych zadań, analizę i optymalizację procesów, analizę danych oraz monitoring wyników.
Skalowanie
W miarę rozwoju Twojej firmy lub zmian sezonowych (pików) oferujemy elastyczność w dostosowywaniu wielkości zespołu i zasobów, aby sprostać zmieniającemu się zapotrzebowaniu na działania back office oraz w obszarze BPO. Gwarantujemy ciągłość usług oraz utrzymanie wysokiej jakości obsługi, niezależnie od skali zmian.
Pytania i odpowiedzi
Co to jest back office outsourcing?
To praktyka polegająca na zlecaniu zewnętrznej firmie realizacji zadań i procesów administracyjnych, które nie są bezpośrednio związane z główną działalnością biznesową firmy. Te zadania obejmują szeroki zakres usług, takich jak obsługa klienta, praca z dokumentami, obsługa maili, analiza danych i wiele innych.
Outsourcing tych funkcji pozwala firmom skoncentrować się na swoich kluczowych kompetencjach i strategicznych celach, podczas gdy zewnętrzny partner zajmuje się codziennymi, rutynowymi zadaniami. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą obniżyć koszty operacyjne, zwiększyć efektywność oraz zyskać dostęp do nowoczesnych technologii i specjalistycznej wiedzy, co przekłada się na wyższą jakość usług i zadowolenie klientów.
Co to jest BPO?
Usługą pokrewną do outsourcingu back office jest BPO (Business Process Outsourcing), czyli zlecanie zewnętrznemu dostawcy całych procesów biznesowych. BPO może obejmować zarządzanie kompletnymi obszarami działalności, takimi jak back office czy obsługa klienta. Outsourcing może mieć charakter krótkoterminowy lub projektowy, podczas gdy BPO zazwyczaj zakłada długoterminową współpracę z klientem. Podobnie jak w przypadku outsourcingu, celem BPO jest nie tylko redukcja kosztów, ale także optymalizacja efektywności procesów biznesowych.
W jaki sposób OEX VCC zapewnia wysoką jakość usługi w obszarze BPO i back office?
Nasz zespół składa się z doświadczonych profesjonalistów, którzy stale szukają rozwiązań zapewniających najwyższą jakość oraz optymalizację procesów back-office, aby zapewnić efektywność usług oraz w efekcie zadbać o pozytywny customer experience w każdej interkacji z przedsiębiorstwem. W VCC działa dedykowany zespół analityków oraz dział R&D (research and development), odpowiedzialny za przygotowanie narzędzi, które pozwalają optymalizować procesy, automatyzować ich realizację oraz skutecznie monitorować poprawność oraz tempo realizowanych działań back- office.
Zespół NewTech, którego częścią jest analityka to liderzy w swojej dziedzinie, co potwierdzają nagrody i wyróżnienia w renomowanym konkursie Polish Contact Center Awards oraz CUSTOMER Contact Center Technology Award, np. Boromira, autorskiego rozwiązania, które zoptymalizowało pracę o x%
Ponadto oferujemy elastyczność w dostosowywaniu wielkości zespołu i zasobów, aby sprostać zmieniającemu się zapotrzebowaniu w miarę rozwoju danego przedsiębiorstwa lub wahań popytu. Nasz model operacyjny gwarantuje ciągłość usług oraz utrzymanie wysokiej jakości obsługi, niezależnie od skali zmian.
Na jakie wsparcie technologiczne można liczyć w ramach outsourcingu działań back office oraz w obszarze usług BPO?
W ramach outsourcingu działań back-office w VCC, możesz liczyć na zaawansowane wsparcie technologiczne. Rozwijamy i wdrażamy własne narzędzia do automatyzacji pracy procesowej, w tym RPA oraz różne mikroserwisy wykorzystujące sztuczną inteligencję. Mamy też know-how i doświadczenie w integrowaniu różnych narzędzi wspierających automatyzację dostępnych na rynku. Te innowacyjne rozwiązania pozwalają na efektywne i szybkie wykonywanie zadań w obszaru back-office oraz BPO, zwiększając skuteczność, czas realizacji i odciążając konsultantów.
Wykorzystujemy m.in. nasze narzędzie analityczne Boromir, które wspiera monitorowanie pracy konsultantów i optymalizację procesów operacyjnych. Dzięki Boromirowi możemy na bieżąco analizować wydajność zespołu, identyfikować obszary wymagające poprawy i wdrażać odpowiednie działania usprawniające.
Nowoczesne technologie pozwalają nam świadczyć usługi na najwyższym poziomie, dostosowane do indywidualnych potrzeb każdej firmy.
